Evernote – Mein neues Werkzeug

Notizbüchlein, Notizzettel, Post it-Zettel, Sprachaufzeichnungen, Textdateien auf der Festplatte, spezielle Zettelkasten-Software, … jeder hat sowas, jeder benutzt sowas.

Schon seit zig Jahren versuche ich, den Gedanken des papierlosen Büros umzusetzen. Zeitschriften, Magazine und Nachschlagewerke standen nur noch im Regal, darin nach Informationen zu suchen, wurde von Jahr zu Jahr weniger. Nicht nur wegen Überalterung der Infos, nein auch aus Faulheit entschloss ich mich, irgendwann einmal diese Meterware durchzuarbeiten und nur noch die wichtigen Infos als Seitenausriss oder Textschnipsel aufzubewahren. Übrig blieben wenige Ordner, deren Inhalt ich dann zu einem späteren Zeitpunkt einscannte und somit zum Nachschlagen auf der Festplatte zur Verfügung stand.

Neue Infos aus gedruckten Informationsquellen wandern seitdem als Textauszug oder als Scan in den Computer. Erklärungen und Anleitungen in Form von PDF-Dateien werden von mir gerne anstelle der gedruckten Werke benutzt; meist lässt sich komfortabel in den PDFs suchen – zumindest aber liefern sie sehr oft eine größere Darstellung! Man denke nur einmal an all die „Sparversionen“ von Anleitungen zu allerlei Equipment.

Jahrelang habe ich ein Software-Programm, welches schon recht komfortabel war / ist, als zentrale Sammelstelle für Daten aller Art benutzt. Anleitungen, eigene Notizen, Verweise auf Dokumente (PDFs, Textdateien, OpenOffice-Dateien, beschreibende Grafiken, oben genannte Scans, Bildschirmkopien / Screenshots / Hardcopys von Programmeinstellungen und Webseiten, usw.) wurden in Scribble Papers in Ordner und Seiten aufbewahrt.
Dieses Programm nutzte ich dann auch unterwegs, wenn es hieß „Wie ging das nochmal?“, „Welche Einstellungen?“, „Wie lautet die Webadresse?“ usw.
Die zentrale Sammelstelle wurde vor dem „aus dem Haus gehen“ auf den USB-Stick kopiert, damit die Datensammlung auch unterwegs aktuell verfügbar war.

Ich bin eigentlich auch ein Verfechter des Leitsatzes Never change a running system und auch aus der Gewohnheit heraus verschwendete ich bisher keine Gedanken an eine „neue Lösung“. Warum sollte ich auch was ändern?

Ich habe es aber jetzt doch getan!

Mit Evernote habe ich jetzt eine neue zentrale Sammelstelle, die das Erfassen, Pflegen und Nutzen der Informationen doch wesentlich vereinfacht und beschleunigt. Hinzu kommt, dass ich mir durch die Mitnutzung von Online-Speicher das Kopieren des aktuellen Datenbestandes auf einen USB-Stick sparen kann.
Mit ein paar Tricks (Tipps und Tricks zur Anwendung findet man inzwischen reichlich im Netz) lässt sich das Arbeiten wesentlich vereinfachen und beschleunigen. Man gewinnt Zeit für andere Aufgaben, oder für die Freizeit.
Durch Kombination einiger Abläufe und gemeinsamer Nutzung der Dropbox (hier habe ich etwas über deren Verwendung geschrieben) mit Evernote sind Zusatznutzen entstanden, die zuvor in dieser Form nicht so ohne weiteres möglich gewesen wären.
Textschnipsel, markierte Bereiche von Webseiten oder sonstigen Vorlagen, Screenshots, Dateiverknüpfungen, URLs, Bilddateien, Tondateien, Mails mit nützlichem Inhalt, und vieles mehr sind blitzeflink und hastenichgesehen einfach in Evernote übernommen.
Fotografierte (Bildschirmkopien / Hardcopys / Screenshots) oder eingescannte Texte / Formulare durchlaufen bei der Übernahme in Evernote einer Texterkennung, sodass diese weitestgehend durchsuchbar werden.

Ob nun via Desktop-Programm oder dem Webinterface, der Zugriff auf meine Sammelstelle, mein Archiv, ist jederzeit mit ein paar Klicks machbar. Die Synchronisierung zwischen dem Online-Speicher und der lokalen Festplatte kann automatisch erfolgen, aber auch manuell gestartet werden.

Künftig werde ich versuchen, Evernote auch verstärkt bei dem Zusammentragen von Infos für die spätere Veröffentlichungen in meinem Blog, oder meiner Slotracing-Werkzeugliste zu nutzen. Auszüge von Internetseiten in Form von Textmarkierungen und / oder Bildschirmkopien / Hardcopys / Screenshots sind dann sofort mit der Webadresse verfügbar, sehr nützlich bei einem erneuten, späteren, Besuch der Seite oder Kontaktaufnahme mit dem Urheber.

Diese Info-Schnipsel sammle ich nun im Notizbuch „Beruf / Projekte“, verschlagworte die Einzeleinträge und schreibe gegebenenfalls noch den gemeinsamen Titel des späteren Blog-Artikels hinzu. Das Verbinden / Zusammenfassen zu einem Artikel wird wesentlich vereinfacht – betreffende Notizen markieren, rechte Maustaste, „Notizen verbinden“ wählen, fertig.

Und was ich auch schon begonnen habe: die Lesezeichenverwaltung des Browser abspecken. Fast täglich findet man Seiten die man bookmarken würde, wenn nicht das Wiederauffinden in der Lesezeichenverwaltung so aufwendig wäre. Jetzt nehme ich interessante Seiten in Schnipselform (ein Teil des Textes oder eine Grafik wird markiert) in Evernote auf. Themengleiche URLs schreibe ich in eine Evernote-Notiz, Hauptsache meine Beschreibung ist aussagekräftig.

Inzwischen versuche ich konsequent die Einsortierung nach folgendem Schema:

* Beruf – 5 Evernote-Notizbücher:
– .NoSync Beruf
– Administration
– Projekte (Alles rund um Kunden-Unterlagen)
– Dokumentation (Prospekte, Anleitungen, Anweisungen)
– Sonstiges Beruf

* Privat / Haushalt – 9 Notizbücher müssen reichen:
– .NoSync Privat
– Auto
– Finanzen
– Haushalt
– Rechnungen (Garantieprodukte bekommen ein passendes Schlagwort, zum schnellen Wiederfinden)
– Schriftverkehr
– Sonstiges Privat
– Spaß u Hobby
– Versicherungen

* Global (was ich nicht in Beruf und Privat einsortieren kann oder will)
– .NoSync Global
– Evernote Infos (Anleitungen, Tipps, …)
– Sonstiges Global
– Vorlagen (für die Nutzung in Evernote)

In die „.NoSync“-Notizbücher kommen die Infos rein, die ich nicht mit dem Online-Speicher synchronisieren will.

Durch Verschlagwortung lassen sich Themen-Gruppen superschnell wiederfinden beziehungsweise als zusätzlicher Filter anwenden.

Nachschlag:
In diesem Download liegen ein paar Vorlagen, die gelegentlich nützlich sein können!?
Farbige Hintergründe und farbige Zeilen, ein paar Sonderzeichen, sowie ein Kopftext-Beispiel als Anregung für die Vorlagenverwendung.

Hier sind nähere Infos zu Evernote www.evernote.com und weiterführende Links erreichbar.
Mit ein wenig Suchserver-Recherche nach „Evernote“ finden sich zahlreiche Beschreibungen von Anwendern, wie inzwischen zu fast jedem Thema.

Und wie immer gilt auch hier:
Kommentare sind erwünscht und gerne gesehen.
Falls Fragen oder Wünsche auftauchen … nur zu.

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6 Kommentare:

  1. Horst schrieb:

    @Euch beiden: Danke fürs Lob.

    Verschweigen sollte man aber nicht das zum derzeitigen Zeitpunkt (vielleicht kümmt da ja noch was?) folgende Dinge nicht realisierbar sind:

    * „Notizbuch-Verschachtelungen in Form von [Privat/Privat A/Privat 1]“
    Deswegen kommen auch bei den verschiedenen Beschreibungen im Netz auch immer die Hinweise auf „möglichst wenig Notizbücher anlegen“, ansonsten würde man auch im Notizbuch-Baum kaum was finden bzw. nur rumscrollen.

    * „interne Verlinkungen; also sowas wie Querverweise auf andere Notizen“

    * „automatisierter Export in einem zukunftssicheren Format (vielleicht RTF) als zusätzliche Datensicherung“

    * „eine Wiedervorlagefunktion in der Art eines Terminplaners“
    OK, man kann sich mit den Checkboxen behelfen, aber Automatik sieht anders aus :-)

  2. Horst schrieb:

    Via eMail kam jetzt hier die Frage rein ob ich Evernote in allen Punkten als PIM (Personal Information Manager) benutze.
    Bis auf Termine erfasse ich die typischen PIM-Inhalte „Kontakte/Mails“, „Aufgaben“, „Notizen“ und Verweise auf Dokumente.
    So eine richtige Terminverwaltung (automatische Wiedervorlage, Erinnerung, Mehrfacheinträge) wie zum Beispiel in der Thunderbird-Erweiterung Lightning ist momentan in Evernote noch nicht machbar. Vielleicht wird das ja noch in Evernote-Folgeversionen integriert.

  3. Horst schrieb:

    Mit dem Update auf Version 4.4.0.4848 kam dann auch die Funktion “interne Verlinkungen; also sowas wie Querverweise auf andere Notizen”.

    Somit sind „Siehe auch“-Verweise, so wie ich sie gewohnt war möglich.

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